1- O que é Gestão Documental?
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, organização, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
2- Qual a norma que define a política de gestão de documentos de arquivo do Ministério Público do Estado de São Paulo?
O Resolução nº 428/2006 – PGJ/CGMP, de 20 de fevereiro de 2006, que aprovou o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos.
3 – O que é Plano de Classificação de Documentos?
É o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo produzido e recebido no exercício de suas funções e atividades, veja Anexo I do Resolução nº 428/2006.
4 – O que é Tabela de Temporalidade de Documentos?
Instrumento resultante da avaliação documental, o qual indica o órgão produtor e as séries documentais e define prazos de guarda e sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), veja Anexo II do Resolução nº 428/2006.
5- Podemos eliminar qualquer documento existente no Ministério Público?
Os documentos públicos produzidos pelo Ministério Público devem seguir prazos e destinos de acordo com a Tabela de Temporalidade.
Atenção: Caso se verifique que o documento (PROCEDIMENTO PREPARATÓRIO DE INQUÉRITO CIVIL, INQUÉRITO CIVIL OU QUALQUER OUTRO DOCUMENTO) que cumpriu os prazos de guarda e destinos de acordo com a Tabela de Temporalidade possa ter algum valor histórico para a Instituição, a cidade ou a comarca de origem, deve entrar em contato com o Memorial MPSP para avaliação do documento, visando a possível transferência para o seu acervo com a finalidade de preservação da história institucional.
6- Onde encontramos a Tabela de Temporalidade?
A Tabela de Temporalidade está no Portal do MPSP. Clique em Serviços/Gestão Documental. No Menu à direita, Anexo II - Tabela de Temporalidade. Faça o download para sua máquina.
7- Como classificamos um documento?
Consulte a “Tabela de Temporalidade”, analise o documento, identifique a “Série Documental” a ser adotada, verifique o código numérico correspondente, e certifique-se dos prazos de guarda e destinação final (eliminação ou guarda permanente).
8- Onde classificamos “Comunicado de prisão em flagrante” recebidos pela Delegacia?
Se o “Comunicado de prisão em flagrante” vier acompanhado de um oficio, classificar em ofício recebido 13.02.09.20, prazo de guarda de 2 anos e depois pode ser eliminado.
E se não vier acompanhado de oficio devem aguardar a atualização da Tabela de Temporalidade.
9- Inquéritos Civis que evoluíram para Ação Civil Pública podem ser eliminados?
De acordo com o §4º do Resolução nº 428/2006, o prazo de guarda deverá obedecer ao disposto no art. 11 da Lei Federal nº 11.419/2006. (até trânsito em julgado da sentença ou quando admitida, até o final para interposição da ação rescisória).
10- Onde classifico os Procedimentos Preparatórios de Inquérito Civil ou Inquérito Civil?
a) PPIC/IC que teve início DEPOIS da promulgação do novo Código Civil/2002 ou que NÃO satisfizeram a condição do art. 2028.
(“Art. 2028 Serão da Lei anterior os prazos, quando reduzidos por este Código, e se , na data de sua entrada em vigor, já houver transcorrido mais da metade do tempo estabelecido na lei revogada”.)
1) A série documental 13.01.04.01 será usada:
1.1) para PPIC/IC, SEM TERMO DE AJUSTAMENTO DE CONDUTA.
Estes terão prazo de guarda de 12 anos a partir da data de homologação pelo Conselho Superior.
1.2) ou que não satisfizeram a condição do seu art. 2028, ou seja, o prazo de prescrição não transcorreu mais da metade do tempo estabelecido no Código Civil revogado.
Estes terão prazo de guarda de 12 anos iniciados a partir da data de vigência do novo Código Civil/2002.
EXEMPLO: um IC que foi homologado em 1996 e SEM TERMO DE AJUSTAMENTO DE CONDUTA, na data de entrada em vigor do novo Código Civil/2002 (vigência a partir de 11/01/2003) não atingiu mais da metade do tempo estabelecido no Código Civil revogado.
Este IC terá o prazo de guarda de 12 anos a partir da vigência do novo Código Civil/2002.
2) A série documental 13.01.04.02 será usada:
2.1) para PPIC/IC COM TERMO DE AJUSTAMENTO DE CONDUTA.
Estes terão prazo de guarda de 12 anos a partir da data da emissão da Certidão de cumprimento da obrigação.
2.2) ou que não satisfizeram a condição do seu art. 2028, ou seja, o prazo de prescrição não transcorreu mais da metade do tempo estabelecido na Lei revogada.
Se a data da Certidão de cumprimento da obrigação for anterior ao novo Código Civil/2002, estes terão o prazo de guarda de 12 anos iniciados a partir da vigência do Código Civil/2002.
b) PPIC/IC que teve início ANTES da vigência do novo Código Civil/2002 e que satisfizeram a condição do art. 2028.
(“Art. 2028 Serão da Lei anterior os prazos, quando reduzidos por este Código, e se , na data de sua entrada em vigor, já houver transcorrido mais da metade do tempo estabelecido na lei revogada”.)
1) A série documental 13.01.04.03 será usada:
- para PPIC/IC , SEM TERMO DE AJUSTAMENTO DE CONDUTA.
Estes terão prazo de guarda de 22 anos a partir da data de homologação pelo Conselho Superior.
2) A série documental 13.01.04.04 será usada:
- para PPIC/IC, COM TERMO DE AJUSTAMENTO DE CONDUTA.
Estes terão prazo de guarda de 22 anos a partir da data de emissão da Certidão de cumprimento da obrigação.
c) A série documental 13.01.04.05 será usado para documentos com dano ao erário e são de guarda permanente. Não podem ser eliminados.
d) A série documental 13.01.04.06 será usada para documentos referentes ao ato de improbidade administrativa, sem dano ao erário, praticado por exerceste de mandato, cargo em comissão ou função de confiança.
ATENÇÃO: Prazo de guarda no Arquivo a partir do término do exercício do mandato, cargo em comissão ou função de confiança. O prazo de guarda na Unidade Produtora inicia-se a partir da data de homologação pelo Conselho Superior.
e) A série documental 13.01.04.07 será usada para documentos referentes ao ato de improbidade administrativa, sem dano ao erário, praticado por exerceste de cargo efetivo ou emprego público. O prazo de guarda na Unidade Produtora tem início a partir da data de homologação pelo Conselho Superior.
11) Como proceder quando identificamos documentos de arquivos produzidos e não indicados na Tabela de Temporalidade de Documentos?
Comunicar à Comissão de Avaliação de Documentos a eventual existência de outros documentos de arquivo com proposta de prazo de guarda e destinação, devidamente justificados.
12) Como registramos os documentos a serem eliminados?
O registro dos documentos que já cumpriram o prazo de guarda deverá ser efetuado por meio de “Relação de Eliminação de Documentos”, conforme Anexo VI.
13) Como preencher a “Relação de Eliminação de Documentos” (Anexo VI)?
a) Código de Classificação: número da “Série Documental” indicado na “Tabela de Temporalidade de Documentos”
Exemplo: 13.01.10.10 - Relação de remessa de documentos
b) Data-Limite: é a data de início e término do período dos documentos que serão eliminados. Exemplo: 2002 a 2005
c) Quantidade em metros lineares: preencher de acordo com o “Roteiro para mensuração de documentos textuais”
Exemplo: 1 (caixa) de polionda equivale a 0,14 metros lineares; ½ (caixa) de polionda equivale a 0,07 metros lineares.
d) Número da Caixa: indicar o número da caixa que se encontra o documento. Exemplo: Relação de remessa serão eliminados do período de 2002 a 2005, estão na caixa 1 e 3.
Deve-se preencher: 1 e 3
e) Observações: qualquer informação que seja relevante.
Exemplo: documento único
14) Como encaminhamos os documentos para iniciar o processo de eliminação? Qual o endereço?
Os documentos: Oficio, “Relação de eliminação de documentos” devidamente preenchidos e assinados pelo responsável e as amostras originais de cada série documental, devem ser encaminhados pelo correio ou por malote ao Coordenador da Comissão de Avaliação de Documentos.
ENDEREÇO: Rua Riachuelo, 115 – 1º andar, sala 104
Centro - São Paulo – SP CEP 01007-904
15) Quantas amostras devemos encaminhar junto com a “Relação de Eliminação de documentos” e Ofício?
Apenas uma amostra original de cada série documental que será eliminada, ou seja, se vai eliminar oficio recebido de 2005 a 2010, encaminhe somente um oficio recebido dentro deste período.
16) Quais informações devemos colocar na etiqueta das caixas de envio de documentos para eliminação?
Para facilitar o recebimento das caixas, colocar o nome da Unidade Produtora, escrever “ELIMINAÇÃO” e a quantidade de caixas (conforme modelo).
17) Quando devemos encaminhar os documentos para serem eliminados na sede?
Após 30 (trinta) dias da publicação do “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” no Diário Oficial do Estado. Os documentos deverão estar limpos sem clipes, grampos, bailarinas ou qualquer outro material.
18) Em qual parte do Diário Oficial do Estado é publicado o “Edital de Ciência de Eliminação de documentos”?
O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos é publicado na Seção de Editais do Diário Oficial do Estado.
Quando for publicado, o setor de Gestão Documental, encaminhará uma cópia por e-mail e informará a data correta que os documentos poderão ser eliminados.
19) A eliminação de documentos poderá ser realizada pela Área Regional?
Sim, após o prazo de 30 (trinta) dias da publicação do “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” e com a autorização do Coordenador da Comissão de Avaliação de Documentos.
20) Como solicitamos autorização para fragmentação de documentos em outro local (fora da sede)?
Encaminhar ofício solicitando autorização ao Coordenador da Comissão de Avaliação de Documentos, com os seguintes dados: razão social da empresa, endereço, contatos, data e nome de um representante da unidade que acompanhará a fragmentação.
Após a eliminação encaminhar certidão à Comissão de Avaliação de Documentos.
